Externe Fachkräfte: Erfahrung, wenn Unternehmen sie benötigen

Unternehmen stehen regelmäßig vor Aufgaben, die sich mit den vorhandenen personellen Ressourcen nicht vollständig bewältigen lassen. Neue Ausschreibungen, anspruchsvolle Kundenverhandlungen, die Einführung einer Unternehmenssoftware oder die Aufarbeitung zurückliegender Geschäftsjahre erfordern spezielles Wissen und zusätzliche Kapazitäten.

Externe Fach- und Führungskräfte können in solchen Situationen gezielt Verantwortung übernehmen. Sie bringen einen unabhängigen Blick, praktische Erfahrung und die notwendige Umsetzungsstärke mit. ELB Services unterstützt Unternehmen dabei nicht nur beratend, sondern auch direkt im operativen Tagesgeschäft.

Mehr als klassische Unternehmensberatung

Konzepte und Handlungsempfehlungen sind wichtig. Ihr tatsächlicher Wert zeigt sich jedoch erst in der Umsetzung. Deshalb verbindet ELB Services strategische Beratung mit operativer Unterstützung.

Abhängig vom jeweiligen Auftrag übernehmen wir unterschiedliche Funktionen – beispielsweise als externe kaufmännische Leitung, Projektmanager, Ausschreibungsspezialist, Business-Development-Partner oder Ansprechpartner zwischen Geschäftsleitung, Buchhaltung, Steuerberatung und operativen Fachbereichen.

Dabei steht keine standardisierte Lösung im Mittelpunkt. Entscheidend sind die konkrete Unternehmenssituation, die vorhandenen Strukturen und das gewünschte Ergebnis.

Projektbeispiel: Ausschreibungen im Facility Management

Von 2020 bis 2025 erfolgte die Unterstützung eines mittelständischen Facility-Management-Dienstleisters in Baden-Württemberg. Das Unternehmen war in der Gebäudereinigung sowie im infrastrukturellen und technischen Gebäudemanagement tätig.

Das Projektumfeld umfasste anspruchsvolle Kunden und Ausschreibungen aus der Automobilindustrie, dem Gesundheitswesen, der Telekommunikation und der Immobilienwirtschaft.

Zu den Aufgaben gehörten insbesondere:

• Prüfung und Bearbeitung öffentlicher und privatwirtschaftlicher Ausschreibungen
• Analyse von Leistungsverzeichnissen und Kalkulationsgrundlagen
• Entwicklung wettbewerbsfähiger Dienstleistungs- und Angebotskonzepte
• Vorbereitung und Begleitung von Bietergesprächen
• Führung von Kunden-, Vertrags- und Preisverhandlungen
• Unterstützung bei Objektbegehungen und Kundenpräsentationen
• Abgrenzung und Abstimmung der angebotenen Leistungen
• Begleitung von der Angebotsphase bis zur Auftragsvergabe
• Unterstützung bei Neukundengewinnung und Bestandskundenentwicklung

Die Tätigkeit erfolgte als externe Fachkraft in unterschiedlichen Funktionen. Dazu zählten Ausschreibungsmanagement, Kalkulation, Vertrieb, Business Development, Kundenbetreuung, Projektkoordination und kaufmännische Beratung.

Das Beispiel zeigt, wie wichtig die Verbindung von Kalkulation, Vertrieb und operativer Leistungserbringung ist. Ein Angebot muss wirtschaftlich tragfähig, für den Kunden nachvollziehbar und im späteren Betrieb zuverlässig umsetzbar sein.

Projektbeispiel: Optimierung einer Finanzabteilung

Seit 2024 unterstützt ELB Services in Bayern ein international tätiges Unternehmen aus dem Buchhandel mit komplexen kaufmännischen Strukturen.

Im Mittelpunkt steht die Optimierung und Weiterentwicklung der Finanzprozesse in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Gleichzeitig sind zurückliegende Geschäftsjahre und buchhalterische Sachverhalte in Abstimmung mit der Steuerkanzlei aufzuarbeiten.

Die Aufgaben umfassen unter anderem:

• Analyse und Optimierung der Prozesse in Business Central
• Aufarbeitung der Finanzbuchhaltung
• Abstimmung von Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten
• Klärung und Bereinigung bestehender Differenzen
• Vorbereitung und Begleitung von Jahresabschlüssen
• Zusammenarbeit mit der zuständigen Steuerkanzlei
• Sicherstellung der laufenden Buchhaltung
• Verbesserung von Zuständigkeiten und kaufmännischen Abläufen
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei finanzwirtschaftlichen Entscheidungen

Die Funktion entspricht der eines externen CFO und kaufmännischen Ansprechpartners für Geschäftsleitung, Buchhaltung und Steuerkanzlei.

Gerade bei gewachsenen Strukturen reicht eine rein technische Betrachtung der Buchhaltungssoftware häufig nicht aus. Prozesse, Konten, Verantwortlichkeiten und Informationswege müssen gemeinsam betrachtet werden. Nur dann kann Business Central seine Funktion als verlässliches Steuerungsinstrument erfüllen.

Wann ist eine externe Fachkraft sinnvoll?

Eine externe Unterstützung bietet sich insbesondere an, wenn:

• kurzfristig zusätzliche Kompetenz benötigt wird,
• interne Führungs- oder Fachpositionen vorübergehend nicht besetzt sind,
• Prozesse analysiert und neu strukturiert werden müssen,
• Ausschreibungen besondere Erfahrung erfordern,
• Buchhaltung und Jahresabschlüsse aufgearbeitet werden müssen,
• ein ERP-System nicht optimal genutzt wird,
• zwischen mehreren Beteiligten koordiniert werden muss,
• Veränderungen im laufenden Geschäft umgesetzt werden sollen.

Der Vorteil liegt in der Flexibilität. Unternehmen erhalten genau die Unterstützung, die sie für einen bestimmten Zeitraum oder eine klar definierte Aufgabenstellung benötigen.

Fachwissen mit operativer Verantwortung verbinden

ELB Services verbindet Erfahrungen aus Facility Management, Finanzorganisation, Ausschreibungsmanagement, Vertrieb, Business Development und Interim Management.

Wir betrachten nicht nur einzelne Aufgaben, sondern die Zusammenhänge zwischen kaufmännischen Entscheidungen, operativen Leistungen und den Erwartungen der Kunden. Empfehlungen werden daran gemessen, ob sie wirtschaftlich sinnvoll, organisatorisch nachvollziehbar und im Tagesgeschäft tatsächlich umsetzbar sind.

Unsere Projekte werden persönlich begleitet. Klare Ansprechpartner, kurze Entscheidungswege und eine transparente Kommunikation schaffen die Grundlage für eine verlässliche Zusammenarbeit.

Unterstützung für Ihre aktuelle Herausforderung

Benötigt Ihr Unternehmen Unterstützung bei Ausschreibungen, kaufmännischen Prozessen, Business Central, Buchhaltung, Jahresabschlüssen oder einer vorübergehenden Managementaufgabe?

ELB Services übernimmt klar definierte Projekte ebenso wie längerfristige Mandate als externe Fach- oder Führungskraft. Gemeinsam klären wir, welche Aufgaben übernommen werden sollen, welche Ergebnisse erwartet werden und wie sich die Unterstützung sinnvoll in Ihre Organisation integrieren lässt.